Vidējais ASV darbinieks tērē apmēram ceturtdaļa darba nedēļas ķemmēšana caur simtiem e-pastu mēs visi katru dienu sūtām un saņemam.
Neskatoties uz to, ka mēs esam pielipuši mūsu atbildes pogām, karjeras trenere Barbara Pachter saka, ka ir daudz profesionāļu joprojām nezinu, kā pareizi izmantot e-pastu.
Patiesībā, tā kā katru dienu lasām un rakstām milzīgo ziņojumu apjomu, mēs varam būt vairāk pakļauti apkaunojošām kļūdām - un šīm kļūdām var būt nopietnas profesionālas sekas.
Pachter savā grāmatā izklāsta mūsdienu e-pasta etiķetes pamatus Biznesa etiķetes pamati . Mēs izvilka būtiskākos noteikumus, kas jums jāzina.
Vivian Giang un Rachel Sugar piedalījās šī raksta agrākajās versijās.
1. Iekļaujiet skaidru, tiešu tēmas rindiņu.
Labas tēmas rindiņas piemēri ir šādi: “Sanāksmes datums mainīts”, “Īss jautājums par prezentāciju” vai “Priekšlikuma ieteikumi”.
'Cilvēki bieži izlemj, vai atvērt e-pastu, pamatojoties uz tēmas rindiņu,' saka Pachter. 'Izvēlieties tādu, kas ļauj lasītājiem uzzināt, ka jūs risināt viņu problēmas vai biznesa problēmas.'
2. Izmantojiet profesionālu e-pasta adresi.
Ja jūs strādājat uzņēmumā, jums jāizmanto sava uzņēmuma e-pasta adrese. Bet, ja jūs izmantojat personīgo e-pasta kontu - neatkarīgi no tā, vai esat pašnodarbināts vai vienkārši vēlaties to laiku pa laikam izmantot ar darbu saistītai sarakstei, jums vajadzētu būt piesardzīgam, izvēloties šo adresi, saka Pachter.
Jums vienmēr ir jābūt e-pasta adresei, kas norāda jūsu vārdu, lai saņēmējs precīzi zinātu, kurš sūta e-pastu. Nekad nelietojiet e-pasta adreses (iespējams, jūsu skolas laika paliekas), kas nav piemērotas lietošanai darba vietā, piemēram, “babygirl @ ...” vai “beerlover @ ...” - neatkarīgi no tā, cik ļoti jūs mīlat auksts brūvēt.
3. Padomājiet divreiz, pirms nospiežat “Atbildēt visiem”.
Neviens nevēlas lasīt e-pastus no 20 cilvēkiem, kuriem nav nekā kopēja. E-pasta ziņojumu ignorēšana var būt sarežģīta, jo daudzi cilvēki saņem viedtālruņos paziņojumus par jauniem ziņojumiem vai novērš uznirstošo ziņojumu novēršanu datora ekrānos. Pachter saka, ka atturieties no pogas 'Atbildēt visiem', ja vien jūs patiešām nedomājat, ka visiem sarakstā esošajiem ir jāsaņem e-pasts.
4. Iekļaujiet parakstu bloku.
Nodrošināt lasītājs ar kādu informāciju par jums, iesaka Pachter. 'Parasti tajā būtu norādīts jūsu vārds, uzvārds, uzņēmuma nosaukums un kontaktinformācija, ieskaitot tālruņa numuru. Jūs varat arī pievienot nelielu publicitāti sev, bet nepārsniedziet nevienu teicienu vai mākslas darbu.
Izmantojiet to pašu fontu, tipa izmēru un krāsu kā pārējā e-pastā, viņa saka.
5. Izmantojiet profesionālus sveicienus.
Nelietojiet mierīgus sarunvalodas izteicienus, piemēram, “Hei jūs, puiši”, “Yo” vai “Sveiki ļaudis”.
'Mūsu rakstu nepiespiestajam raksturam nevajadzētu ietekmēt sveicienu e-pastā,' viņa saka. Hei ir ļoti neformāls sveiciens, un parasti to nevajadzētu izmantot darba vietā. Un arī Yo nav labi. Izmantojiet Hi vai Hello tā vietā. '
Viņa arī iesaka nevienu vārdu saīsināt. Sakiet: 'Sveiks, Maikl!', Ja vien neesi pārliecināts, ka viņš vēlas, lai viņu sauc par 'Maiku'.
6. Saudzīgi izmantojiet izsaukuma zīmes.
Ja izvēlaties izmantot izsaukuma zīmi, izmantojiet tikai vienu, lai izteiktu satraukumu, saka Pachter.
'Cilvēki dažreiz aizrauj un soda beigās ievieto vairākas izsaukuma zīmes. Rezultāts var izrādīties pārāk emocionāls vai nenobriedis, ”viņa raksta. 'Izsaukuma zīmes rakstiski jālieto taupīgi.'
7. Esiet piesardzīgs ar humoru.
Humors var viegli pazust tulkojumā bez pareizā toņa vai sejas izteiksmes. Profesionālā apmaiņā ir labāk atstāt humoru ārpus e-pastiem, ja vien jūs labi nezināt adresātu. Turklāt kaut kas, kas, jūsuprāt, ir smieklīgs, var nebūt smieklīgs citam.
Pachter saka: 'Kaut kas, ko runājot uztver kā smieklīgu, rakstot var nonākt ļoti atšķirīgi. Ja rodas šaubas, atstājiet to ārpusē. '
8. Ziniet, ka cilvēki no dažādām kultūrām runā un raksta atšķirīgi.
Slikta saziņa var viegli notikt dēļ kultūras atšķirības , īpaši rakstīšanas formā, kad mēs nevaram redzēt viens otra ķermeņa valodu. Pielāgojiet ziņojumu atbilstoši saņēmēja kultūras fonam vai tam, cik labi jūs tos pazīstat.
Pachter saka, ka labs noteikums, kas jāpatur prātā, ir tas, ka augsta konteksta kultūras (japāņu, arābu vai ķīniešu) vēlas jūs iepazīt pirms darījumu veikšanas ar jums. Tāpēc var būt ierasts, ka šo valstu biznesa partneri savos rakstos ir personiskāki. No otras puses, cilvēki no zemu kontekstu kultūrām (vācu, amerikāņu vai skandināvu) dod priekšroku ļoti ātri nonākt pie lietas.
9. Atbildiet uz saviem e-pastiem, pat ja e-pasts nebija paredzēts jums.
Ir grūti atbildēt uz katru e-pasta ziņojumu, kas jums kādreiz nosūtīts, taču jums tas ir jāmēģina, saka Pachter. Tas attiecas arī uz gadījumiem, kad jums nejauši tika nosūtīts e-pasts, it īpaši, ja sūtītājs gaida atbildi. Atbilde nav nepieciešama, taču tā kalpo kā laba e-pasta etiķete, it īpaši, ja šī persona strādā tajā pašā uzņēmumā vai nozarē kā jūs.
Šeit ir atbildes piemērs: “Es zinu, ka jūs esat ļoti aizņemts, bet es nedomāju, ka jūs domājāt nosūtīt šo e-pastu man. Es gribēju jūs par to informēt, lai jūs to varētu nosūtīt pareizajam cilvēkam.
10. Katras ziņas korektūra.
Jūsu kļūdas netiks pamanītas jūsu e-pasta adresātiem. 'Un, atkarībā no saņēmēja, jūs var vērtēt par to izgatavošanu,' saka Pachter.
Nepaļaujieties uz pareizrakstības pārbaudītājiem. Pirms nosūtīšanas dažas reizes izlasiet un vēlreiz izlasiet savu e-pastu, vēlams skaļi.
'Viens vadītājs bija iecerējis rakstīt:' Atvainojiet par sagādātajām neērtībām, 'saka Pahteris. 'Bet viņš paļāvās uz pareizrakstības pārbaudi un beigās uzrakstīja:' Atvainojiet par nesaturēšanu. '
11. Pievienojiet e-pasta adresi pēdējai.
'Jūs nevēlaties nejauši nosūtīt e-pastu, pirms neesat pabeidzis rakstīt un pārbaudīt ziņojumu,' saka Pachter. 'Pat tad, ja atbildat uz ziņojumu, ir ieteicams piesardzīgi izdzēst adresāta adresi un ievietot to tikai tad, kad esat pārliecināts, ka ziņojums ir gatavs nosūtīšanai.'
12. Vēlreiz pārbaudiet, vai esat izvēlējies pareizo adresātu.
Pachter saka, ka jāpievērš uzmanība, rakstot vārdu no adreses grāmatas uz e-pasta rindiņu “uz”. 'Ir viegli izvēlēties nepareizu vārdu, kas var būt mulsinošs gan jums, gan personai, kas kļūdaini saņem e-pastu.'
13. Saglabājiet savus fontus klasiskus.
Purple Comic Sans ir laiks un vieta (varbūt?). Bet biznesa sarakstei saglabājiet klasiskos fontus, krāsas un izmērus.
Galvenais noteikums: Jūsu e-pastiem jābūt viegli lasāmiem citiem cilvēkiem.
'Parasti vislabāk ir izmantot 10 vai 12 punktu tipu un viegli lasāmu fontu, piemēram, Arial, Calibri vai Times New Roman,' iesaka Pachter. Kas attiecas uz krāsu, drošākā izvēle ir melnā krāsa.
14. Turiet cilnes uz sava toņa.
Tāpat kā joki tiek pazaudēti tulkojumā, toņu ir viegli nepareizi interpretēt bez konteksta, kuru jūs iegūtu no balss signāliem un sejas izteiksmēm. Attiecīgi ir viegli atdalīties kā pēkšņākam, nekā jūs varētu būt domājis: jūs domājāt “vienkārši”, viņi lasīja “dusmīgi un sašutuši”.
Lai izvairītos no pārpratumiem, Pachter iesaka pirms sūtīt nosūtīt ziņojumu skaļi izlasīt. 'Ja tas jums izklausās skarbi, tas lasītājam skanēs skarbi,' viņa saka.
Lai sasniegtu labākos rezultātus, izvairieties lietot nepārprotami negatīvus vārdus (“neveiksme”, “nepareizs”, “novārtā atstāts”) un vienmēr sakiet “lūdzu” un “paldies”.
15. Nekas nav konfidenciāls - tāpēc uzrakstiet attiecīgi.
Vienmēr atcerieties to, ko acīmredzot aizmirsa bijušais CIP vadītājs ģenerālis Deivids Petreuss, brīdina Pahteris: Katrs elektroniskais ziņojums atstāj pēdas.
kāda zodiaka zīme ir 3. aprīlis
'Pamatnostādne ir pieņemt, ka citi redzēs to, ko jūs rakstāt,' viņa saka, 'tāpēc nerakstiet neko tādu, ko nevēlaties, lai visi redzētu.' Liberālāka interpretācija: nerakstiet neko tādu, kas jums būtu postošs vai sāpīgs citiem. Galu galā e-pastu ir bīstami viegli pārsūtīt, un labāk ir būt drošam nekā žēl.
Šis stāsts pirmo reizi parādījās Biznesa iekšējā informācija .
