'Pārāk daudz sanāksmju' un 'Pārāk daudz laika tērēts neproduktīvās sanāksmēs'. Kad uzņēmums cīnās ar zemu darbinieku piesaisti, saraksta augšdaļā vienmēr atradīsit kādu no šīm sūdzībām.
Tie izskatās kā sūdzības par sapulcēm, bet patiesībā tie ir paziņojumi par necieņas izjūtu.
Kad kāds saka, ka viņš ir pārāk daudz sapulču, viņi saka, ka cilvēki, kas izsauc šīs sapulces, nepievērš uzmanību visiem pārējiem svarīgajiem darbiem viņu šķīvī. Darbinieks apmeklē vairāk sanāksmju, nekā viņu slodze ļauj, liekot zagt laiku no pārtraukumiem, atvaļinājumiem un ģimenēm, lai viņi varētu paveikt darbu, kas viņiem jāpaveic, lai saņemtu algu.
Kad kāds sūdzas par laika tērēšanu * neproduktīvās * sanāksmēs, viņš saka, ka sapulces vadītājs nav pietiekami cienījis komandu, lai plānotu produktīvu sanāksmi. Steidzies līderis var apgalvot, ka viņiem vienkārši nebija laika sastādīt sapulces plānu, kas to pasliktina, jo tagad ir ļoti skaidrs, ka vadītāja laiks ir dārgs, taču ir pieņemami tērēt visu citu laiku.
Organizācijas ar augstu veiktspēju rīko pareizās tikšanās ar īstajiem cilvēkiem īstajā laikā. Viņi ciena laiku, kad darbinieki iegulda sanāksmēs, un pārliecinās, ka tas tiek produktīvi izmantots.
Ir svarīgi sākt un beigt laikā, tāpat kā godīgi sadalīt laiku sapulces ietvaros. Varbūt vēl svarīgāk ir tas, ka uzmanīgi vadītāji strādā, lai saplānotu tikšanās, kas līdz minimumam samazina traucējumus citos darbos un novērš nevajadzīgu apmeklētāju neērtības.
Šeit ir pieci veidi, kā veidot cieņu sapulču plānošanā.
1. Plānojiet sapulces dabiskā pārejas laikā, lai samazinātu uzdevumu maiņas laiku.
Efektīva plānošana uzlabo uzmanību sanāksmju laikā, samazina uzdevumu maiņas izmaksas un palielina produktīvu fokusa laiku citiem darbiem. Uzdevumu maiņa ir laiks, kas nepieciešams, lai pievērstu uzmanību no viena uzdevuma uz otru un atkal koncentrētos. Uzdevuma maiņas laika sods var iztukšot jebkur no papildu 10 līdz 50 minūtēm no dienas.
Sanāksmes notika pirmo reizi no rīta, tieši pirms pusdienas pārtraukuma, un dienas beigās pieskaņojieties laikiem, kad darbs jau ir dabiski traucēts. Tas katrai sapulcei rada tikai vienu, nevis divus uzdevumu maiņas pārtraukumus.
2. Plānojiet sapulces ar pietiekamu laiku, lai sagatavotos.
Lai sapulcē pavadītais laiks būtu produktīvs un mērķtiecīgs, visiem būs jāierodas sagatavotiem. Viņiem būs vajadzīgs laiks, lai pārskatītu darba kārtību, izlasītu visus ziņojumus un apsvērtu uzdotos jautājumus.
Vismaz divas dienas iepriekš plānotās sanāksmes dod cilvēkiem laiku nākt sagatavotiem.
3. Atstājiet laiku starp sapulcēm pārejai.
Produktīvas sapulces sākas laikā, kas kļūst neiespējami, ja cilvēkiem trūkst laika, kas nepieciešams, lai pamestu vienu sanāksmi un nokļūtu nākamajā.
Dienās ar vairākām sapulcēm sapulces plānošana, lai tā beigtos vismaz 10 minūtes pirms nākamās sapulces sākuma, nodrošina cilvēkiem iespēju graciozi pāriet. Tas ir pietiekami daudz laika, lai veiktu ātru ceļojumu uz tualeti un atgrieztos pāris steidzamos ziņojumos, kas būtiski izmaina ikviena spēju koncentrēties.
4. Bloķējiet pilnas vai pusdienas kā “Sanāksmju nav” laiku.
Personas ar augstu veiktspēju regulāri bloķē laiku, ko viņi vēlas darīt. Pazīstams kā laika bloķēšana, jūs varat pavairot šo labumu visā grupā ar noteikto fokusa laiku bez sapulcēm.
Tas ļauj ikvienam zināt, ka viņi var rēķināties ar vairākām stundām pēc kārtas, lai katru nedēļu veiktu individuālu darbu, tādējādi atvieglojot plānošanu, samazinot trauksmi un palielinot produktivitāti. Tas ir īpaši svarīgi zināšanu darbiniekiem, kuriem nepieciešami lieli nepārtraukta laika bloki, lai paveiktu labāko darbu un “iekļūtu plūsmā”.
Piemēram, mūsu komanda atstāj gan otrdienu, gan piektdienu bez sanāksmēm.
5. Padarīt sapulces izvēles.
Visbeidzot, vienkāršākais veids, kā cienīt ikviena laiku, ir respektēt viņu vērtējumu par to, kā vislabāk izmantot šo laiku. Ja jūsu komandai šķiet, ka sanāksmju ir pārāk daudz, dariet viņiem zināmu, ka viņi var atteikties no sanāksmēm, kuras viņiem šķiet nevajadzīgas viņu darbam.
Un, ja viņiem šķiet, ka sapulce nav produktīva, pieņemiet “divu pēdu likumu”. Tāpēc ir labi mierīgi pamest sapulci, kad saprotat, ka tas nav labs jūsu laika izmantojums.
Ja jūsu organizācija cenšas panākt, lai neproduktīvas sanāksmes netiktu iekļautas kalendārā, ieviešot tikai dažus no šiem padomiem, jo politika sūtīs spēcīgu cieņas ziņojumu. Kad jūs strādājat, lai ieplānotu sapulces, kurās tiek ievērots ikviena laiks, jūs gūsiet labumu, ja jums būs vairāk iesaistīti un lojāli darbinieki, kas šo laiku veltīs jums.
