E-pasts ir biznesa saziņas valūta mūsdienu pasaulē. Lai gan starp sūtītājiem un saņēmējiem ir ekrāni un vadi, joprojām ir svarīgi uzturēt pareizu pieklājību un etiķeti. Klīstot un rakstot neatbilstošas frāzes, ir tikpat slikti, kā mutiski izšļakstīt kliegšanu klientu vai vadītāju priekšā. Šādi uzlabot komunikācijas prasmes ir svarīgi, ja vēlaties gūt panākumus biznesā.
Katru dienu tiek sūtīti vairāk nekā 100 miljardi e-pastu, un vidējais laiks, kas pavadīts, katru lasot, ir 15–20 sekundes. Īsāk sakiet, jo īpaši tāpēc, ka 65% visu e-pasta ziņojumu vispirms tiek atvērti uz mazāka mobilā ekrāna. Viens no veidiem, kā nodrošināt jūsu ziņojuma saņemšanu - un lai jūsu reputācija šajā procesā netiktu apdraudēta - ir nekavējoties izslēgt šīs 10 bezjēdzīgās frāzes no jūsu e-pastiem.
1. 'Lūdzu, iesakiet ...'
Šo frāzi bieži lieto, jo tā izklausās profesionāli, taču tā vienmēr ir nevajadzīga. Tā vietā esiet tiešs un kodolīgs. Ja jūs veltāt laiku e-pasta rakstīšanai, saņēmējs jau zina, ka jūsu nolūks ir viņus par kaut ko informēt. Stāsts viņiem, ka jūs to darīsit, neapzināti apvaino viņu inteliģenci.
2. 'Lūdzu, nevilcinieties sazināties ar mani ...'
Lietojot šo frāzi, jūs vēlreiz norādāt acīmredzamo. Cilvēki sazināsies ar jums, ja viņus interesēs jūsu sūtītais vai ja viņiem būs jautājums par jūsu ziņojumu. Tā kā viņi var patstāvīgi izmantot savu digitālo vārda brīvību, viņiem nav nepieciešams, lai jūs viņus uzaicinātu vai piešķirtu viņiem piekļuvi atbildēt.
3. 'Es vienkārši ...'
Nesen Elma Leanse, Karmahacks dibinātāja, izputināja dažas spalvas, aicinot sievietes pārmērīgi lietot vārdu “tikai” profesionālajā saziņā. Ziņā LinkedIn Leanse iebilst pret vārdu - kuru viņa apgalvo, ka sievietes lieto trīs līdz četras reizes biežāk nekā vīrieši - sakot:
Es sāku pamanīt, ka “vienkārši” nav saistīts ar pieklājību: tas bija smalks padotības, cieņas aizskāruma vēstījums. Dažreiz tas bija pašsaprotošs. Dažreiz pat divkosīgi. Sākot patiesi klausīties, es sapratu, ka, izceļot to no frāzes, gandrīz vienmēr tika noskaidrots un nostiprināts vēstījums.
Neatkarīgi no tā, vai jūs piekrītat viņas secinājumiem vai nē (un nepiekrīt vairākas citas ievērojamas balsis), viņas diskusija par “tikai” kā “bērnu” vārdu saskaņā ar Ērika Bernes publicēto darījumu analīzes modeli ir pelnījusi nelielu izpēti. Tikmēr izvairieties no šīs frāzes un tā vietā izvēlieties precīzāku valodu.
4. 'Es domāju ...'
Lai mazinātu iespējamo turpmākā noraidījuma triecienu, sūtītāji bieži iekļauj “Es domāju, ka ...”, taču, lietojot šo frāzi, jūs adresātam sakāt, ka neesat pārliecināts par sevi. Ikreiz, kad sazināties - e-pastos vai reālajā dzīvē -, jums jāpierāda pārliecība par savu ziņojumu. Ja jūs to nedarāt, jūs riskējat saņēmējam neņemt vērā jūsu viedokli un virzīties uz priekšu ar citu ideju. Uzticības parādīšana darba vietā ir panākumu atslēga.
5. “Pielikumā, lūdzu, atrodiet…” vai “Pielikumā, lūdzu, atrodiet…”
Tas var šķist nenozīmīgs, taču neko faktiski nevar ievietot e-pastā. Failus var pievienot, taču neko faktiski nevar ievietot e-pastā. Lietojot kādu no šīm frāzēm, rakstnieks izvairās no vietniekvārda “I”, taču tas liek teikumam izklausīties arhaisks. Vienkārši informējiet lasītāju: 'Esmu pievienojis ...'
6. 'Es ceru, ka jums ir labi ...'
Šo frāzi parasti raksta divreiz. Vienā gadījumā tas parādās tieši pirms nositat adresātam kaut ko nevēlamu. Otrs ir gadījums, kad vēlaties izlikties par tuvām attiecībām vai patiesu interesi par kādu, ja tāda nav. Ja jūs patiešām interesējat kāda cilvēka labklājību, runājiet par to tieši, nevis izmantojiet šo aizpildīšanas frāzi.
7. 'Es domāju, ka es panāksim ...'
Es nezinu par tevi, bet šī frāze liek man attēlot, kā mazulis satver kaut ko nepieejamu no automašīnas sēdekļa ierobežotājiem. Tas arī šķiet ļoti kautrīgs un attēlo nedrošību. Tā vietā vienkārši izrakstiet ziņojumu vai jautājumu un esiet tiešs. Tā vietā, lai teiktu: 'Es domāju, ka sazināšos,' sakiet: 'Es vēlētos jūs pacienāt ar pusdienām, lai apspriestu manu biznesa ideju.' Pukstēšana ap krūmu nevienam neko nedod. Tā vietā dariet savu nodomu skaidri redzamu saņēmējam.
8. 'Vai es varu izvēlēties jūsu smadzenes?'
Tas būtībā stāsta ikvienam, kam sūtāt ziņojumu, ka vēlaties aizņemt viņa laiku, nepiedāvājot neko vērtīgu pretī. Tā vietā ielieciet punktu, lai dalītos ar saņēmēju interesantā vai noderīgā ieskatā, ļaujot šai personai saprast, ka nākotnē jūs vēlaties divvirzienu sadarbību starp jums abiem.
Kad es sakārtoju uzstāšanās sarunas, es atklāju, ka šī strupā pieeja darbojās vislabāk - panākumu ziņojuma saņemšanas panākumu līmenis bija 52 procenti, salīdzinot ar 20–27 procentu atbildes līmeni ar citām izmēģinātajām metodēm.
9. 'Kam tas var radīt bažas ...'
Ir daži scenāriji, kur šī frāze ir piemērota, taču to ir maz. Ja zināt, uz kuru attiecas jūsu ziņojums, uzrunājiet tieši šo personu, nevis slēpjaties aiz šī ievada. Izmantojot iepriekš minēto frāzi, nevis nosaucot indivīdu, jūs šķietat nepārliecināts un nevajadzīgi formāls. Nospiediet pogu Dzēst, pirms sūtāt e-pastu ar šiem vārdiem.
10. 'Ar cieņu ...'
Agrāk šī frāze bija populārs saīsinājums vairāk skartajiem slēgumiem, taču mūsdienu e-pasta saziņā tas izklausās ļoti formāli un nepatiesi. Parasti jūs varat aizvērt e-pastu ar vienkāršu paldies vai tikai savu vārdu. 'Cheers' ir vēl viena jautra iespēja, kas izsaka labas vēlmes, nenonākot kā aizlikta vai iesprūdusi. Mūsdienās mēs visi saprotam, kad ziņa ir beigusies. Ar formālu aizvēršanu nav jāiegulda daudz.
Pārejiet pie plāksnes un uzrakstiet labāku e-pastu. Jūsu kolēģi novērtēs jūsu ziņojumu īsumu, un jūs saņemsiet labāku atbildi, kad jūsu pieprasījumi būs skaidrāki. E-pastā nav vajadzīgas pūkainas un pildvielas. Vienkārši sakiet, ko domājat. Rezultāti runās paši par sevi.
Kādas frāzes jūs visvairāk kaitina e-pastā? Kopīgojiet savus lielākos e-pasta lolojumdzīvnieku komentārus zemāk esošajos komentāros.