Tikai daži cilvēki var teikt, ka viņi nekad neļauj savai iesūtnei izkļūt no kontroles. Pat ja jūs vairāk esat iesūtne nulle bhakta, pastāv diezgan lielas izredzes, ka jūs atradīsit pārpludinātu iesūtni, kad atgriezīsities no atvaļinājuma vai uz dažām dienām būs jāiet uz leju projektā.
Vienkārši sakot, lieki tērējot e-pastus, kur tie nonāk. Jūs katru dienu tērē 27 minūtes atkārtoti lasot e-pastus, kas stindzina iesūtnē, jo jūs nevarat nelasīt to, ko redz jūsu acis.
Pilna iesūtne arī rada vairāk traucējošo. Pētījumi liecina, ka tas vajadzīgs 23 minūtes, lai atgrieztos kad esat pārtraucis sākotnējo uzdevumu. Turklāt pilnas iesūtnes rada vizuālu jucekli, kas iztukšo jūsu kognitīvo enerģiju.
Lai notīrītu iesūtni, varat mēģināt katru e-pastu pārskatīt atsevišķi. Tomēr tas prasītu stundas, ja katram e-pastam veltītu tikai vienu minūti. Alternatīva ir līdzīgi riskanta - jūs varētu visus e-pasta ziņojumus pārvietot vienā mapē 'Visaptverošs' vai izdzēst tos visus un riskēt palaist garām svarīgu piezīmi.
Tomēr, veicot koučinga un apmācības darbu, esmu identificējis sešus meklēšanas vaicājumus, kas identificē e-pastus, kuriem, visticamāk, nav nepieciešama individuāla apstrāde. Izmantojot šos meklējumus, dažu minūšu laikā no iesūtnes varat pārvietot simtiem - ja ne tūkstošiem - e-pasta ziņojumu, atstājot tos, kuri, visticamāk, būs jāpārskata atsevišķi.
Lai varētu izmantot šos sešus meklējumus, jums jāizveido divas e-pasta mapes. Pirmkārt, programmā Outlook izveidojiet “Arhīvs” vai pakalpojumā Gmail “Visas vēstules” un pēc tam izveidojiet “Lasījumi” neatkarīgi no tā, kuru e-pasta pakalpojumu jūs izmantojat. Kad esat to izdarījis, šeit ir seši meklējumi, kurus varat izmantot, lai identificētu e-pastus, kas, visticamāk, neattaisno individuālu apstrādi.
1. Pārvietojiet visus e-pasta ziņojumus, kas vecāki par 7 dienām, uz Arhīvs / Visas vēstules
TO 2018. gada pētījums no 1200 patērētājiem atklāja, ka tikai 13 procenti klientu un mazāk nekā 1 procents kolēģu sagaida atbildi uz e-pastu pēc 2 dienām. Ir maz iespēju, ka nedēļu veca e-pasta ziņojuma sūtītājs joprojām gaida atbildi. Lai noņemtu vairāk e-pasta ziņojumu, mainiet to uz piecām vai pat trim dienām.
Izolējiet šos e-pasta ziņojumus, izmantojot šīs meklēšanas secības, un pēc tam pārvietojiet tos uz Arhīvs / Visas vēstules:
- Gmail: in: inbox vecāks_ nekā: 7d
- Perspektīva: saņemta:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Pārvietojiet visus e-pastus, uz kuriem esat nosūtījis kopiju un kuri ir vecāki par 3 dienām, uz mapi Arhivēt / Visas vēstules
Kad jums tiek nosūtīts e-pasta ziņojums, jums ir mazāk iespēju atbildēt, ja vēl neesat to izdarījis. Atrodiet šos e-pastus, izmantojot šādas meklēšanas secības, un pēc tam pārvietojiet tos uz Arhīvs / Visas vēstules.
- Gmail: cc: es vecāks_ nekā: 3d
- Outlook: cc: jūsu e-pasts, saņemts:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Pārvietojiet e-pastus, kuros nav jūsu vārda un kuri ir vecāki par 3 dienām, uz Archive / All Mail
Retāk ir nepieciešama atbilde uz e-pastu, kurā nav jūsu vārda. Daži e-pasta ziņojumi (piemēram, adresēti komandai vai sūtīti ar “Sveiki visiem”) var pieprasīt jūsu atbildi, taču, savienojot trūkstošo vārdu kritēriju ar 3 dienu vecu kritēriju, jūs varat samazināt iespēju palaist garām kaut ko svarīgu.
- Gmail: -matt vecāks_ nekā: 3d
- Perspektīva: nav saņemta matēta:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Pārvietojiet visus biļetenu un adresātu saraksta e-pastus uz mapi Lasījumi
Jums nav jālasa biļetens. Pārvietojiet tos mapē Lasījumi un iestatiet kārtulas / filtrus, lai nākotnē tos automātiski novirzītu.
Nav ideāls veids, kā atrast šos e-pasta ziņojumus, taču, lai iegūtu lielāko daļu no tiem, varat izmantot šo un nākamo meklēšanu:
- Gmail: in: iesūtnes iezīme: ^ unsub
- Outlook: anulēt abonementu VAI “atteikties”
5. Pārvietojiet atlikušos adresātu saraksta e-pasta ziņojumus uz Lasījumi, meklējot kopīgus adresātu saraksta terminus
Pēc iepriekšējās meklēšanas izmantošanas pakalpojumā Gmail un Outlook meklējiet šādus vārdus, lai atrastu visus nejaušos: “konfidencialitātes politika” vai 'Noteikumi' vai 'preferences' vai 'skatīt pārlūkprogrammā' vai 'skats kā tīmekļa lapa.'
6. Dzēsiet paziņojumus par atbildēm uz kalendāra ielūgumiem
Lai arī e-pasta ziņojumi, kas ļauj jums zināt, ka kāds var apmeklēt gaidāmo sapulci, šobrīd var būt noderīgi, nav jāļauj šiem e-pasta ziņojumiem aizsprostot iesūtni, kad jūs varat apskatīt cilvēku atbildes kopumā par jebkuru sapulci pašā ielūgumā.
Izolējiet šos e-pastus un pēc tam tos izdzēsiet:
- Gmail: no: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Klusā okeāna laiks' (aizstājiet ar savu laika joslu). Diemžēl nav īpaši vienkārša veida, kā izolēt šos e-pasta ziņojumus programmā Outlook.
Šie meklējumi var arhivēt dažus e-pastus, kurus vēlaties palikt iesūtnē, taču ieguvumi ir daudz lielāki par risku. Turklāt jūs varat atrast šos e-pasta ziņojumus savās mapēs tikpat viegli kā savā iesūtnē.