Kaut arī mākoņdatošana nav gluži jauna koncepcija, Google Apps noteikti ir uzlabojusi tehnoloģiju, lai uzņēmumi visur varētu izmantot tā ātrumu, pieejamību un uzglabāšanu. Google Apps komplekts, kurā ietilpst tādas populāras preču zīmes kā Gmail, Google kalendārs un Google dokumenti, var padarīt jūsu darbinieku darbplūsmu plūstamāku un pat nodrošināt labākas metodes mijiedarbībai ar klientiem un klientiem. Šajā rokasgrāmatā tiks uzsvērti iemesli un veidi, kā jūs varat ieviest Google Apps, lai uzlabotu sava uzņēmuma darbību.
Kā izmantot Google Apps, lai uzlabotu savu biznesu: Kāpēc izmantot Google Apps?
Viens no tūlītējiem ieguvumiem, ko Google Apps uzņēmumiem sniedz salīdzinājumā ar tradicionālo darbvirsmas programmatūru, piemēram, Microsoft Office, ir rentabilitāte. Google Apps komplekts, kura cena ir tikai 50 ASV dolāri gadā, ietver neierobežotu skaitu lietotāju kontu, piekļuvi visām Google lietojumprogrammām, 25 GB e-pasta krātuves katram darbiniekam, visu diennakti strādājošo klientu atbalstu un tīkla tīkla darbspējas garantiju 99,9 procentu apmērā. (Ir arī bezmaksas versija ar ierobežotu tīkla drošības un lietotāju kontu daudzumu, kā arī mazāk lietotņu un krātuves.) Salīdzinājumā ar lielāko daļu biznesa un IT programmatūras, kurai bieži vien ir ierobežots licenču skaits vienam pirkumam (nemaz nerunājot par nepieciešamo) ārējie serveri, lai mitinātu sistēmu), Google Apps var būt tikai atslēga, lai no budžeta izspiestu pāris papildu naudas līdzekļus.
'Ja mēs nopirktu Microsoft Office kopijas visiem uzņēmuma locekļiem, mēs jau ietaupām desmitiem tūkstošu dolāru,' saka Braiens Viriks, Indianapolisā esošās satura izstrādes kompānijas Raidious darbības viceprezidents. Līdztekus izmaksu ietaupījumiem, Wyrick saka, ka Raidious pieņēma Google Apps komplektu, pateicoties pieejamībai, ko tā nodrošina viņu dizaineriem un ražotājiem dažādās valsts daļās.
'Lietderība ir laba jebkuram iesācējuzņēmumam,' saka Viriks, 'un, lai varētu sarunāties ar jaunu darbinieku pa tālruni un iestatīt tos ar tīmekļa programmu bez IT puisim, kuram jāpiešķir piekļuve tiem, ir lieliska lieta. '
Vēl viena Google Apps priekšrocība ir katras lietojumprogrammas spēja integrēties savā starpā - funkcija, par kuru pateicas Kens Hejs, Tolukas ezera īpašnieks, Kalifornijas interneta reklāmas uzņēmums. 'Kas ir labs Google Apps, ir fakts, ka es varu izveidot vienu galveno kontu savam biznesam - un mans e-pasts, kalendārs un vietne ir sasaistīti kopā,' viņš saka. 'Protams, tur ir labāks e-pasts, taču neviens nav izdomājis, kā to visu sasaistīt kā Google.'
Rakt dziļāk: Google Apps spēlē
Kā izmantot Google Apps, lai uzlabotu savu biznesu: pilnveidojiet iekšējo saziņu ar Gmail
Kad Gmail pirmo reizi ieradās uz skatuves, personīgais e-pasta klients tika slavēts par šķietami bezmiega krātuves ietilpību un zibens ātrās iesūtnes meklēšanas iespējām. Bet integrējot Google Apps, daudzas Gmail funkcijas darbojas tikpat efektīvi uzņēmumiem. Atkal viena no visizdevīgākajām Gmail īpašībām ir mākoņu faktors - tā kā nav apgrūtinošas programmatūras, par kuru būtu jāuztraucas, jūsu darbiniekiem pakalpojums Gmail ir pieejams no jebkuras vietas, bez nepieciešamības lejupielādēt kontaktpersonas vai ziņojumus ierīcēs.
'Viena no Gmail lieliskajām lietām ir tā, ka tā ir balstīta uz pārlūkprogrammu,' saka Vairiks. Mēs izveidojam savienojumu, izmantojot savus tālruņus un IMAP klientus. Tā ir spēja, ka nav jāsaka: 'Šeit ir jūsu instalētā programma Outlook'.
Gmail sarunas ar vītnēm palīdz arī vienkāršot ziņojumus starp kolēģiem. Piemēram, ja e-pastā ir pievienotas vairākas puses vai ja vairākiem e-pastiem ir vienāda tēmas rinda, visas šīs ziņas tiek sagrupētas kopā ar katru jauno nosūtīto e-pastu, ideāli sēžot jūsu ziņojuma augšdaļā. iesūtnē un novēršot grūtības pārbaudīt iepriekšējos ziņojumus.
Katrā biroja vidē ir jābūt metodei, kā ātri un pa minūtēm nosūtīt ziņojumus, un Gmail atbilde ir Google tērzēšana, kas ir iebūvēta tieši iesūtnes saskarnē. 'Mēs patiešām esam samazinājuši nepieciešamību pēc mūsu iekšējās telefonijas sistēmas,' saka Vairiks par Raidious kurjera izmantošanu. Tērzēšanas funkcijai ir arī videokonferenču komponents, kas var būt noderīgs, ja kolēģiem un darbiniekiem ir jāsazinās no attālām vietām.
Lai gan Gmail ir lielisks e-pasta klients, Wyrick iesaka jūsu koplietotajam uzņēmuma kontam piešķirt vairākus kontu administratorus. 'Kad esat reģistrējies, jūs nekad nevēlaties, lai visas olas būtu vienā grozā,' viņš saka. 'Kādu dienu jums kaut kas būs jādara, kad administrators nav pieejams.'
Rakt dziļāk: nekad vairs nemaksājiet par e-pasta mitināšanu
Kā izmantot Google Apps sava biznesa uzlabošanai: sapulču un notikumu sinhronizēšana, izmantojot Google kalendāru
Atkarībā no uzņēmējdarbības veida tikšanās plānošana var sagādāt patiesas galvassāpes. Daži darbinieki (vai tikai viens) parasti ir atbildīgi par datumu un laiku izsekošanu un pārsūtīšanu - šī metode ir piemērota izlaidumiem un nokavētām sapulcēm. Izmantojot Google kalendāru, vairāki darbinieki var publicēt pasākumus vienā kalendārā, kuram viss uzņēmums var piekļūt un attiecīgi rediģēt. Šos kalendārus var arī kodēt ar krāsu, lai skatītājs būtu informēts par izmaiņām tikšanās reizēs. Administratori var iestatīt arī kalendāru atļaujas, lai tikai noteikti darbinieki varētu redzēt vai rediģēt vienumus.
Indiānā bāzētā digitālā mārketinga uzņēmuma Greenfield dibinātājs Gregs Kross saka, ka viņš nesen mudināja vienu no saviem galvenajiem klientiem pieņemt Google kalendāru, lai palīdzētu kārtot un aizsargāt tikšanās. '[Viņam] pieder konsultāciju centrs, un viņš pienāca pie manis un sacīja:' Mums ir četri konsultanti, un mēs meklējam veidu, kā mūsu klienti var ieplānot tikšanās tiešsaistē un uzturēt viņus privātus, 'saka Kross. 'To var iestatīt tā, lai tas neliecinātu, ka jums ir konsultācijas sesija ar' John Doe 'par depresiju.'
Vēl viena noderīga Google kalendāra funkcija ir iespēja veidot pasākumus, izmantojot Gmail. Kad kalendāra pasākumam pievienojat darbinieka e-pasta adresi, darbiniekam tiek nosūtīts uzaicinājums apstiprināt viņa vai viņas apmeklējumu. Pēc apstiprināšanas katrs darbinieks var apskatīt notikumu un pievienot tam piezīmes.
Rakt dziļāk: Tehniskā saruna: Reklāmu aģentūra migrē uz Web App
Kā izmantot Google Apps, lai uzlabotu savu biznesu: sadarbības un projektu vadības uzlabošana, izmantojot Google dokumentus
Google dokumenti ir programma, kas ļauj vairākiem lietotājiem izveidot un rediģēt dokumentus, prezentācijas un izklājlapas - viss tīmeklī. Parasti kolēģi koplieto dokumentus, e-pastus nosūtot viens otram, kā rezultātā bieži tiek nepareizas failu versijas un izkaisītas, nevietā ievietotas kopijas. Izmantojot Google dokumentus, fails tiek rediģēts mākonī, kur labojumi tiek automātiski saglabāti un atkopti.
Tāpat kā lielākā daļa citu Google Apps, arī administratori var iestatīt atļaujas pakalpojumā Google dokumenti, lai tikai dažiem darbiniekiem būtu atļauts skatīt un koplietot failus. Vēl viena ērta funkcija ir iespēja eksportēt dokumentus dažāda veida failu paplašinājumos, kas var būt noderīgi tajos brīžos, kad klientam vai klientam ASAP nepieciešams PDF fails.
'Es lietoju Google dokumentus iekšēji,' saka Kross. 'Man ir grafiskais dizainers, kurš strādā tikai nepilnu darba laiku, tāpēc es ievietoju tāmes un klientu priekšlikumus.' Izmantojot Google dokumentus, lai rediģētu citus izplatītus failus, piemēram, maršrutus, biļetenus un rakstus, var palīdzēt atrisināt bieži sastopamās problēmas, kas rodas darbiniekiem, sadarbojoties projektos.
Tikpat noderīgs kā Google Docs ir bijis daudziem uzņēmumu īpašniekiem, Wyrick of Raidious saka, ka viena lieta, kas jāpatur prātā, ir fakts, ka jūsu darbiniekiem būs dažādas datorprasmes. Tātad, ja un kad jūs ieviešat Google dokumentus, lai izveidotu un rediģētu vissvarīgākos failus, Wyrick saka, varbūt ir noderīgi iecelt projekta čempionu, kurš saprot lietojumprogrammu.
'Iespējams, ka ir daži lietotāji, kuri būs mazāk satraukti par izmaiņām,' saka Vairiks. Viņš arī iesaka jaunpienācējiem bieži apmeklēt palīdzības ceļvedi Google Apps vietnē.
Izrakt dziļāk: 10 padomi, kā sākt izmantot tehnoloģiju
Kā izmantot Google Apps, lai uzlabotu savu biznesu: Uzņēmuma zināšanu kopīgošana ar Google vietnēm
Google vietnes ir pamata vietņu veidošanas rīks, kuru uzņēmumi var izmantot, lai izveidotu privātu iekštīkla informācijas centru darbiniekiem vai pat publisku domēnu, kas kalpo kā jūsu biznesa seja. Google vietnes ļauj importēt informāciju no citām lietotnēm, piemēram, iecelšanas kalendāra vai standarta klienta veidlapas, un ievietot to savā vietnē, lai darbiniekiem vai klientiem būtu viegli piekļūt.
“Google vietnes ir kā wiki sistēma,” saka Hejs, kurš izmanto lietojumprogrammu, lai viņš un viņa biznesa partneris Dānijā varētu sekot līdzi uzņēmuma projektiem, idejām un darbuzņēmējiem. 'Man ir izveidotas sadaļas konkurentu idejām, kuras mēs vēlamies uzlabot, un pat problēmām, kuras mēs vēlamies novērst mūsu biznesā.'
Jūs varat iecelt tikai noteiktus darbiniekus, kuriem ir administratīvās iespējas, t.i., rediģēt un ievietot vietnes informāciju, vai piešķirt piekļuvi visai savai komandai (īpaši, ja strādājat ar cieši saistītu personālu).
Izrok dziļāk: Top 10 bezmaksas lietotnes un pakalpojumi uzņēmējdarbībai
Kā izmantot Google Apps uzņēmuma vadīšanai: papildu resursu atrašana Google Apps Marketplace
Ja tikai Google veidotās lietojumprogrammas neatbilst visām jūsu vajadzībām, neaizmirstiet apskatīt Google Apps Marketplace, kur varat atrast daudz trešo pušu lietotņu - dažas bez maksas -, kas apkalpo dažādas funkcijas un integrēt ar citām standarta lietotnēm. Piemēram, Intuit Online Payroll ļauj jums samaksāt darbiniekiem tieši no Google kalendāra un nodrošināt viņiem tiešsaistes piekļuvi algas punktiem. Zoho CRM ir klientu attiecību pārvaldības rīks, kas palīdz uzlabot klientu mijiedarbību vairākos veidos, piemēram, izsekojot un kārtojot e-pasta sarunas.
Lai paplašinātu Google kalendāra iespējas, Greg Cross of Cross Creative izmanto lietotni Tungle.me, kas ļauj dalībniekiem publicēt publiskus grafikus, pieņemt tikšanās pieprasījumus un samazināt dubulto rezervāciju skaitu. 'Tas tiešām palīdz manai darbplūsmai,' saka Kross. 'Kad persona apstiprina tikšanos, tā tiek ierakstīta manā [Google] kalendārā, un es tieku brīdināts pa tālruni. Tāpēc starp šo divu iezīmju sadarbību tas man lieliski darbojas. '
Pēc Krosa teiktā, Google Apps uzņēmumiem ātri kļūst par nepieciešamību un mazāk par veiklu produktu, ko izmēģināt. Lietotāju sadarbspēja kopā ar mākoņa pieejamību, pēc viņa teiktā, daudziem cilvēkiem sniedz iespēju pirmo reizi efektīvi izmantot biroja tehnoloģiju. 'Būs interesanti redzēt, kā citi programmatūras uzņēmumi turpina izdzīvot, jo tīmekļa lietojumprogrammas ir vairāk nekā tikai iedoma,' saka Kross. 'Tas nav' nākotnes vilnis '- tas ir tieši tagad.'
Dig Deeper: 5 lieliskas programmatūras pakotnes Bootstrappers
