Mēs visi esam tur bijuši: tērējot dārgo laiku sanāksmē, kas nevirzās nekur ātri.
Ir daudz iemeslu, kāpēc tas notiek, taču bieži tas notiek tāpēc, ka trūkst sagatavotības. Padomājiet par to: jūs varat iepriekš nosūtīt darba kārtību, varat nodrošināt visus resursus, kas komandai nepieciešami produktīvai sanāksmei, taču tas nedos neko labu, ja vien cilvēki neprasīs laiku, lai laikus pārskatītu un pārdomātu lietas.
Ideja, ka jūsu cilvēki labi sagatavojas pirms katras sanāksmes, ir lieliska, taču pieņemsim, ka tā vienkārši nenotiks.
Un tas padara šādu taktiku par tik mainīgu spēli.
Bezos taktika: sāciet ar klusumu
Es pirmo reizi uzzināju par šo metodi no Amazon dibinātāja un izpilddirektora Džefa Bezosa, a plaša intervija viņš dzemdēja pirms dažiem gadiem.
Man patīk to saukt: klusais sākums.
Kā tas darbojas?
Dažu sanāksmju sākuma minūtēs pirms jebkādas diskusijas sākuma Bezoss un viņa vecāko vadītāju komanda pilnīgā klusumā lasīja drukātas piezīmes. (Ir zināms, ka piezīmes sasniedz līdz sešām lappusēm, un klusais sākums var ilgt līdz 30 minūtēm.) Šajā laikā moderators un dalībnieki iepazīstas. Viņi skribelē piezīmes malās.
Bet pats galvenais, viņi padomā.
'Jaunajiem darbiniekiem tā ir dīvaina sākotnējā pieredze,' saka Bezoss. 'Viņi vienkārši nav pieraduši mierīgi sēdēt istabā un darīt mācību zāli ar virkni vadītāju.'
Bezoss saka, ka šim kopienas vingrinājumam ir brīnišķīgs mērķis: tas nodrošina nedalītu uzmanību no visiem klātesošajiem. Turklāt tas palīdz labāk sagatavoties tiem, kas vada šādas diskusijas - prasmju un mērķtiecīgas domas dēļ, kas ir vajadzīgs, lai vispirms izveidotu šīs piezīmes.
'Pilnus teikumus ir grūtāk rakstīt,' skaidro slavenais dibinātājs. 'Viņiem ir darbības vārdi. Rindkopās ir tēmas teikumi. Nekādā veidā nevar uzrakstīt sešu lappušu garu strukturētu piezīmi un skaidri domāt. ”
Ja jūs baidāties, ka sapulces sākšana ar ilgāku klusuma periodu būs neproduktīva, es varu jums apliecināt, ka tā nav. Esmu izmantojis šo metodi savās sapulcēs, un tā arī ir ietaupa ilgtermiņā. Pamats sanāksmēm tiek likts reāllaikā, sākot visus, labi, uz vienas lapas. Ja sākotnējā piezīme ir izdarīta pareizi, tā sniedz reālu virzību un palīdz mazināt pārpratumus.
Bet pats labākais, ka klusais sākums dod jūsu cilvēkiem to, kas viņiem visvairāk vajadzīgs, lai paveiktu labāko darbu:
Laiks.
Mērķtiecīga domāšana un izvērsta pārdomas var izraisīt dziļus atklājumus. Problēma ir tā, ka ar pilnām iesūtnēm un pārplānotiem kalendāriem daudzi vienkārši neatliek laika šim vērtīgajam vingrinājumam.
Bet šis nelielais dažu minūšu ieguldījums var radīt milzīgas dividendes - saturīgākas diskusijas un iedvesmotas sadarbības veidā. Tas var pārveidot sanāksmes no sāpīga un nepieciešamā ļaunuma uz atvērtāku, patīkamāku, produktīvāku apmaiņu - vietu, kur dzimst vai tiek pilnveidotas izcilas idejas.
Vai vēlaties to piedāvāt jūsu komanda vai organizācija?
Tad jūs varētu apsvērt iespēju klusu sākt dažas no jūsu gaidāmajām sanāksmēm.